Administrasi Kesekretariatan (SOP UKM KARISMA 2011-2012)

B. Administrasi Kesekretariatan

1. Surat Menyurat

1.1 Surat Masuk

1.1.1 Penerimaan Surat

          Setiap surat yang masuk diserahkan kepada sekretaris  untuk dilakukan pencatatan. Setelah itu, surat dapat diserahkan kepada pihak yang dituju. Surat yang masuk dicatat dalam bentuk soft file oleh sekretaris umum dan tercatat pada buku registrasi surat masuk  terkait, terkait dengan hal-hal:

a.    nomor urut,

b.     tanggal masuk,

c.    tanggal surat

d.    nomor surat,

e.    nama dan alamat pengirim,

f.      tujuan/pihak yang dituju,

g.    perihal,

h.    lampiran,

i.      keterangan tambahan.

No

Tgl Masuk

Tgl Surat

No. Surat

Diterima Dari

Ditujukan Kepada

Perihal

Lampiran

Ket.

1.1.2 Penyimpanan Surat

          Setelah pihak yang bersangkutan (yang dituju) selesai membaca, berkas surat dikembalikan kepada Sekretaris  untuk selanjutnya disimpan sebagai arsip. Apabila pihak yang bersangkutan membutuhkan, surat dapat diperbanyak sesuai kebutuhan. Penyimpanan surat diurutkan berdasarkan jenis surat dan tanggal dibuatnya surat.

1.2 Surat Keluar

1.2.1 Pembuatan Surat                           

          Surat yang dikeluarkan oleh UKM KARISMA  dibuat menggunakan kertas F4. Surat non kepanitiaan dibuat oleh Sekretaris. Sedangkan surat kepanitiaan dibuat oleh Sekretaris Panitia berkoordinasi dengan Sekretaris terkait dengan sistematika surat.

1.2.2 Pencatatan surat

Surat yang dibuat , dicatat dalam bentuk soft file dan tercatat pada buku refistrasi surat keluar terkait dengan:

a.      nomor urut,

b.      tanggal dibuat,

c.       nomor surat

d.      Jenis Surat     

e.       nama dan alamat yang dituju,

f.        perihal/ditujukan untuk urusan,

g.      lampiran,

h.      keterangan tambahan.

No

Tgl Dibuat

No. Surat

Jenis Surat

Ditujukan Kepada

Perihal

Lampiran

Ket.

1.2.3 Komponen Surat

          (dapat di download lengkap di Buku Pedoman Organisasi KARISMA 2011-2012)

  1.2.4 Penyimpanan surat

Surat non kepanitiaan yang telah dibuat kemudian digandakan untuk diarsipkan dan dicatat dalam buku registrasi surat keluar. Sedangkan surat kepanitiaan diarsipkan 36  tersendiri oleh sekretaris panitia dan dilaserahkan pada sekretaris umum setelah pembubaran panitia.

  1.2.5 Tata letak  komponen surat

            Tata letak  komponen surat adalah sebagai berikut: 

           (dapat di download lengkap di Buku Pedoman Organisasi KARISMA 2011-2012)

Administrasi Organisasi (SOP UKM KARISMA 2011-2012)

BAB 3. ADMINISTRASI ORGANISASI

A. Administrasi Organisasi

1. Laporan Bulanan

1.1   Laporan Bulanan adalah suatu dokumentasi tertulis yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan divisi setiap bulan. Laporan Bulanan memuat:

a.      Nama divisi

b.      Laporan “bulan …..”

c.       Kegiatan yang meliputi

No

Nama Kegiatan

Target

Terlaksana (ya/tidak)

Diskripsi Pelaksanaan Kegiatan

d. Tanda tangan ketua divisi mengetahui ketua umum disertai nama dan nim

1.2   Laporan Bulanan diserahkan dan dibahas  setiap bulan sekali pada rapat harian terbatas sebagai laporan tertulis setiap divisi.

1.3   Lapotan bulanan yang telah  mendapatkan tambahan rekomendasi dan evaluasi pada rapat harian terbatas diserahkan kepada sekretaris umum untuk diarsipkan.

1.4   Penyimpanan Laporan Bulanan disimpan dalam bentuk soft file dan hard file oleh sekretaris umum dan tercatat pada buku besar laporan bulanan, terkait dengan hal-hal:

a.      Nama divisi

b.      Laporan Bulan...

c.       Periode Kepengurusan

1.5 Laporan Bulanan disimpan berdasarkan  urutan  divisi, bulan dan periode kepengurusan.

2. Laporan Pertanggungjawaban

2.1 Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan

2.1.1 Laporan pertanggungjawaban kepengurusan wajib dibuat oleh setiap kepanitiaan yang dibentuk sebagai bentuk pertanggungjawaban selama pelaksanaan kegiatan. Laporan pertanggungjawaban diserahkan kepada Kasub.bag kemahasiswaan, BEM, dan skretaris umum.

2.1.2 Laporan pertanggungjawaban memuat hal-hal berikut ini:

1.      Kata Pengantar

2.      Daftar Isi

3.      Daftar Lampiran

4.      Pendahuluan

1)   Latar Belakang

2)   Tujuan Kegiatan

5.  Pelaksanaan Kegiatan (diikuti dengan hambatan dan solusi)

1) Jadwal dan Waktu Pelaksanaan

2) Peserta

3) Materi dan Pemateri

4) Tim Pelaksana Kegiatan

5) Acara

6) Laporan Keuangan

6. Kesimpulan dan Penutup

1) Kesimpulan

2) Penutup

       7. Lampiran

Lampiran memuat surat, publikasi kegiatan ( pamflet, leaflet, dll), daftar hadir peserta, daftar pemateri, materi yang disajikan, sertifikat, dokumentasi kegiatan, dan bukti pembayaran.

2.2 Laporan Pertanggungjawaban kepengurusan

2.2.1 Laporan pertanggungjawaban kepengurusan wajib dibuat oleh setiap divisi sebagai bentuk pertanggungjawaban selama satu tahun kepengurusan. Laporan pertanggungjawaban diserahkan kepada sekretaris umum pada akhir masa kepengurusan.

2.2.2 Sistematika penulisan :

Bab 1. Pendahuluan

Bab 2. Kondisi kepengurusan (divisi)

Bab 3. Program kerja

Bab 4. Evaluasi

a. Program kerja terlaksana

b. Program kerja tidak terlaksana

Bab 5. Keuangan

Bab 6. Rekomendasi

Bab 6. Penutup

            Lampiran

Lampiran meliputi: bukti transaksi, administrasi, pamflet atau hasil dokumentasi lainnya.

Sistem Koordinasi (SOP UKM KARISMA 2011-2012)

BAB 2. SISTEM KOORDINASI

            Sistem koordinasi yang tercantum di dalam buku ini berisikan pedoman teknis tentang pelaksanaan koordinasi pengurus UKM KARISMA. Dengan pedoman ini diharapkan pelaksanaan kegiatan koordinasi dapat berjalan dengan baik. Berikut ini adalah beberapa ketentuan sistem koordinasi.

A. Musyawarah

1. Jenis-Jenis Musyawarah

Jenis-jenis musyawarah yang ada dalam UKM KARISMA telah tercantum dalam Anggaran Dasar organisasi Bab VII Pasal 14. Musyawarah dalam UKM KARISMA terdiri atas:

a. Musyawarah Besar (Mubes)

b. Musyawarah Istiwewa

c. Rapat Kerja (Raker)

d. Rapat Harian Lengkap (RHL)

e. Rapat Harian Terbatas (RHT)

f. Rapat lain yang dianggap perlu.

2. Mekanisme Pelaksanaan Musyawarah

Mekanisme pelaksanaan Musyawarah Besar dan Musyawarah Istimewa diatur tersendiri dalam Susunan Acara Musyawarah. Sedangkan mekanisme pelaksanaan rapat akan dijelaskan sebagaimana berikut:

a. Pembukaan

b. Pembacaan agenda rapat

c. Pembahasan agenda rapat

d. Kesimpulan

e. Penutup

3. Tata Tertib Musyawarah

Ketentuan dan tata tertib Musyawarah Besar dan Musyawarah Istimewa telah diatur dalam Anggaran Rumah Tangga organisasi Bab V. Sedangkan tata tertib pelaksanaan rapat akan dijelaskan sebagaimana berikut:

a.       Agenda Rapat harus disosialisasikan minimal 1 hari sebelum pelaksanaan rapat.

b.      Keputusan-keputusan yang dapat merubah sistem atau konsep serta hal-hal yang fundamental akan sah apabila memenuhi 1/2 kuorum dan disetujui oleh ketua umum.

c.       Ketidaksanggupan dalam menghadiri rapat tidak menjadi alasan untuk tidak memberikan kontribusi. Kontribusi dapat diberikan dengan "menitipkannya" pada anggota yang lain.

d.      Bagi yang berhalangan hadir atau akan terlambat dalam mengikuti rapat, maka wajib memberitahukan kepada pihak pemimpin rapat dalam tempo maksimal 2 jam sebelum rapat.

e.       Ketika suatu kesepakatan harus dibatalkan atau diubah, setiap anggota rapat harus memberitahukan kepada setiap anggota lainnya atau koordinator yang tersangkut dengan kesepakatan tersebut.

f.       Setiap anggota rapat harus segera menghubungi anggota lainnya, yang bersangkutan terhadap kabar/issue yang didapat.

g.      Setiap musyawarah dilakukan pencatatan berita acara rapat yang memuat:

1)   tempat, tanggal pelaksanaan rapat

2)   waktu pelaksanan

3)   ketua rapat

4)   notulen

5)   jumlah peserta

6)   presentase kehadiran

7)   presentase hadir 15 menit sebelum rapat

8)   presentase peserta terlambat

9)   presentase pesertta tdak hadir

10)     agenda rapat

11)     kondisi riil jalannya rapat

12)     kendala rapat

13)     saran rapat

14)     hasil rapat

B. Mekanisme Kerja Organisasi

1. Pelaksanaan

Dalam pelaksanaan keorganisasian, job description setiap pengurus telah diatur dalam Mekanisme Penyelenggaraan Organisasi.

2. Birokrasi

Hubungan antara ketua umum terhadap sekretaris umum, bendahara umum dan ketua divisi beserta staf adalah komando. Hubungan antara sekretaris umum, bendahara umum dan ketua divisi beserta staf terhadap ketua umum adalah koordinasi sesuai jabatan hierarki.

3. Mekanisme Pelaporan

1)      Setiap koordinator divisi wajib melaporkan progress report pada laporan bulanan (rapat harian terbatas dengan format terlampir)

2)      Ketua pelaksana kegiatan wajib melaporkan kegiatan kepada ketua umum atau badan pengurus inti harian yang meliputi sekretaris, bendahara, koordinator divisi yang berkaitan selambat-lambatnya 2 minggu setelah pelaksanaan kegiatan.

3)      Setiap pengurus yang didelegasikan dan dibiayai oleh organisasi wajib membuat laporan kepada ketua umum atau badan pengurus harian inti yang berkaitan.

4)      Laporan kegiatan dilaporkan dalam bentuk softcopy dan hardcopy.

C. Persiapan Kegiatan

1.1 Pembentukan panitia kegiatan diupayakan selambat-lambatnya 2 minggu sebelum pelaksanaan kegiatan

1.2 Kepanitiaan minimal terdiri dari

1.2.1 Sterring Comitte

        Sterring Comitte dapat terdiri dari anggota ataupun pengurus yang pernah menjabat sebagai ketua, sekretaris, bendahara, dan koordinator divisi dari acara yang pernah dilaksanakan. Sterring Comitte minimal terdiri dari 2 orang.

1.2.2 Organizing Comitte yang meliputi :

a. Ketua

b. Sekretaris

c. Bendahara

d. Divisi disesuaikan dengan kebutuhan kepanitiaan

1.3 Penyusunan proposal dan pengajuan

Proposal disusun oleh sekretaris panitia berkoordinasi dengan ketua panitia dan sekretaris umum. Sistematika pembuatan proposal kegiatan diatur dalam Bab Administrasi Organisasi.

1.4 Persiapan Teknis

1.4.1  Pembentukan panitia

Pembentukan panitia dibuat berdasarkan musyawarah dan disepakati oleh seluruh badan pengurus harian.

1.4.2  Perencanaan pelaksanaan

Perencanaan pelaksanaan disusun oleh panitia yang telah terbentuk dengan pertimbangan dari badan pengurus harian.

Perencanaan pelaksanaan kegiatan disusun sesuai dengan format berikut:

No

Agenda

Waktu

Tempat

Penanggung Jawab

Keterangan

Pendahuluan (SOP UKM KARISMA 2011-2012)

BAB 1. PENDAHULUAN

            Sebuah organisasi dituntut adanya kerapian dalam bekerja dan kesungguhan dalam mengerjakannya. Adanya standar dalam mekanisme pelaksanaan kegiatan keorganisasian akan membantu memaksimalkan capaian yang diharapkan. Standart Operasional Prosedur ini merupakan bentuk upaya standarisasi setiap pelaksanaan kegiatan dan Administrasi UKM KARISMA 2011-2012.

A. Pengertian

       Standart Operasional Prosedur (SOP) adalah pedoman dan penjelasan secara umum terhadap kegiatan dan tata administrasi yang dilaksanakan dalam kepengurusan UKM KARISMA.

B. Fungsi

1.      Memberikan penjelasan dalam menjalankan kegiatan : perencanaan, pelaksanaan, pengorganisasian, dan evaluasi.

2.      Merupakan standard dalam pengadministrasian dan kesekretariatan.

3.      Merupakan mekanisme kontrol dalam pengembangan organisasi dan kegiatan UKM KARISMA.

C. Tujuan

1.      Membentuk profesionalitas dalam bekerja.

2.      Seluruh kegiatan dapat teroganisir dengan baik.

3.      Seluruh moment yang ada dapat terdokumentasi dengan baik.

D. Ruang Lingkup

SOP ini terdiri atas:

Bab 1. Pendahuluan

Bab 2. Sistem Koordinasi

Bab 3. Administrasi Organisasi 

Kata Pengantar (SOP UKM KARISMA 2011-2012)

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR

UKM KARISMA FAKULTAS FARMASI UNIVERSITAS JEMBER

PERIODE 2011-2012

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb

            Puji syukur kami panjatkan  kepada Allah SWT, Tuhan semesta alam, atas berkat rahmat dan hidayah-Nya, kami dapat menyelesaikan Standar Operasional Prosedur (SOP): Petunjuk Pelaksanaan Kegiatan dan Administrasi UKM KARISMA Fakultas Farmasi UJ  2011-2012. Hal ini menjadi sangat penting demi kelancaran jalannya organisasi ke depan sesuai dengan standart yang telah disepakati bersama.

            Kami menyadari bahwa SOP yang kami susun ini masih terdapat kekurangan. Untuk itu kami mohon maaf atas kekurangan dari kami. Besar harapan kami, setiap pengurus dapat memahami dan melaksanakan SOP ini dengan baik selama satu tahun kepengurusan tanpa ada kendala yang berarti. Kami juga mengharap kritik dan saran dari berbagai pihak sehingga dapat menjadi masukan dan evaluasi  bagi perbaikan SOP di masa mendatang menjadi lebih baik.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb

Jember, 30  November  2012

Sekretaris Umum, 

Kalender Kegiatan UKM Karisma 2011/2012

Setiap Organisasi memiliki Kalender Kegiatan masing-masing sebagai pengingat dalam pelaksanaannya, begitu pula UKM Karisma yang juga memilikinya. Dan sobat Karisma dapat mengunduhnya melalui link di bawah ini.

Kalender Kegiatan UKM Karisma 2011/2012

Salam Karisma! Salam Berkarya!

Program Kerja UKM Karisma 2011/2012

Setiap Organisasi memiliki Program Kerja Tahunan masing-masing, begitu pula UKM Karisma yang juag memilikinya. Dan sobat Karisma dapat mengunduhnya melalui link di bawah ini.

Program Kerja UKM Karisma 2011/2012

Salam Karisma! Salam Berkarya!

Anggaran Dasar (AD) dan Anggaran Rumah Tangga (ART) UKM Karisma

Setiap Organisasi memiliki Anggaran Dasar (AD) dan Anggaran Rumah Tangga (ART) masing-masing, begitu pula UKM Karisma yang juag memilikinya. Dan sobat Karisma dapat mengunduhnya melalui link di bawah ini.

Anggaran Dasar (AD) dan Anggaran Rumah Tangga (ART) UKM Karisma

Salam Karisma! Salam Berkarya!