Administrasi Kesekretariatan (SOP UKM KARISMA 2011-2012)

B. Administrasi Kesekretariatan

1. Surat Menyurat

1.1 Surat Masuk

1.1.1 Penerimaan Surat

          Setiap surat yang masuk diserahkan kepada sekretaris  untuk dilakukan pencatatan. Setelah itu, surat dapat diserahkan kepada pihak yang dituju. Surat yang masuk dicatat dalam bentuk soft file oleh sekretaris umum dan tercatat pada buku registrasi surat masuk  terkait, terkait dengan hal-hal:

a.    nomor urut,

b.     tanggal masuk,

c.    tanggal surat

d.    nomor surat,

e.    nama dan alamat pengirim,

f.      tujuan/pihak yang dituju,

g.    perihal,

h.    lampiran,

i.      keterangan tambahan.

No

Tgl Masuk

Tgl Surat

No. Surat

Diterima Dari

Ditujukan Kepada

Perihal

Lampiran

Ket.

1.1.2 Penyimpanan Surat

          Setelah pihak yang bersangkutan (yang dituju) selesai membaca, berkas surat dikembalikan kepada Sekretaris  untuk selanjutnya disimpan sebagai arsip. Apabila pihak yang bersangkutan membutuhkan, surat dapat diperbanyak sesuai kebutuhan. Penyimpanan surat diurutkan berdasarkan jenis surat dan tanggal dibuatnya surat.

1.2 Surat Keluar

1.2.1 Pembuatan Surat                           

          Surat yang dikeluarkan oleh UKM KARISMA  dibuat menggunakan kertas F4. Surat non kepanitiaan dibuat oleh Sekretaris. Sedangkan surat kepanitiaan dibuat oleh Sekretaris Panitia berkoordinasi dengan Sekretaris terkait dengan sistematika surat.

1.2.2 Pencatatan surat

Surat yang dibuat , dicatat dalam bentuk soft file dan tercatat pada buku refistrasi surat keluar terkait dengan:

a.      nomor urut,

b.      tanggal dibuat,

c.       nomor surat

d.      Jenis Surat     

e.       nama dan alamat yang dituju,

f.        perihal/ditujukan untuk urusan,

g.      lampiran,

h.      keterangan tambahan.

No

Tgl Dibuat

No. Surat

Jenis Surat

Ditujukan Kepada

Perihal

Lampiran

Ket.

1.2.3 Komponen Surat

          (dapat di download lengkap di Buku Pedoman Organisasi KARISMA 2011-2012)

  1.2.4 Penyimpanan surat

Surat non kepanitiaan yang telah dibuat kemudian digandakan untuk diarsipkan dan dicatat dalam buku registrasi surat keluar. Sedangkan surat kepanitiaan diarsipkan 36  tersendiri oleh sekretaris panitia dan dilaserahkan pada sekretaris umum setelah pembubaran panitia.

  1.2.5 Tata letak  komponen surat

            Tata letak  komponen surat adalah sebagai berikut: 

           (dapat di download lengkap di Buku Pedoman Organisasi KARISMA 2011-2012)