Administrasi Organisasi (SOP UKM KARISMA 2011-2012)

BAB 3. ADMINISTRASI ORGANISASI

A. Administrasi Organisasi

1. Laporan Bulanan

1.1   Laporan Bulanan adalah suatu dokumentasi tertulis yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan divisi setiap bulan. Laporan Bulanan memuat:

a.      Nama divisi

b.      Laporan “bulan …..”

c.       Kegiatan yang meliputi

No

Nama Kegiatan

Target

Terlaksana (ya/tidak)

Diskripsi Pelaksanaan Kegiatan

d. Tanda tangan ketua divisi mengetahui ketua umum disertai nama dan nim

1.2   Laporan Bulanan diserahkan dan dibahas  setiap bulan sekali pada rapat harian terbatas sebagai laporan tertulis setiap divisi.

1.3   Lapotan bulanan yang telah  mendapatkan tambahan rekomendasi dan evaluasi pada rapat harian terbatas diserahkan kepada sekretaris umum untuk diarsipkan.

1.4   Penyimpanan Laporan Bulanan disimpan dalam bentuk soft file dan hard file oleh sekretaris umum dan tercatat pada buku besar laporan bulanan, terkait dengan hal-hal:

a.      Nama divisi

b.      Laporan Bulan...

c.       Periode Kepengurusan

1.5 Laporan Bulanan disimpan berdasarkan  urutan  divisi, bulan dan periode kepengurusan.

2. Laporan Pertanggungjawaban

2.1 Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan

2.1.1 Laporan pertanggungjawaban kepengurusan wajib dibuat oleh setiap kepanitiaan yang dibentuk sebagai bentuk pertanggungjawaban selama pelaksanaan kegiatan. Laporan pertanggungjawaban diserahkan kepada Kasub.bag kemahasiswaan, BEM, dan skretaris umum.

2.1.2 Laporan pertanggungjawaban memuat hal-hal berikut ini:

1.      Kata Pengantar

2.      Daftar Isi

3.      Daftar Lampiran

4.      Pendahuluan

1)   Latar Belakang

2)   Tujuan Kegiatan

5.  Pelaksanaan Kegiatan (diikuti dengan hambatan dan solusi)

1) Jadwal dan Waktu Pelaksanaan

2) Peserta

3) Materi dan Pemateri

4) Tim Pelaksana Kegiatan

5) Acara

6) Laporan Keuangan

6. Kesimpulan dan Penutup

1) Kesimpulan

2) Penutup

       7. Lampiran

Lampiran memuat surat, publikasi kegiatan ( pamflet, leaflet, dll), daftar hadir peserta, daftar pemateri, materi yang disajikan, sertifikat, dokumentasi kegiatan, dan bukti pembayaran.

2.2 Laporan Pertanggungjawaban kepengurusan

2.2.1 Laporan pertanggungjawaban kepengurusan wajib dibuat oleh setiap divisi sebagai bentuk pertanggungjawaban selama satu tahun kepengurusan. Laporan pertanggungjawaban diserahkan kepada sekretaris umum pada akhir masa kepengurusan.

2.2.2 Sistematika penulisan :

Bab 1. Pendahuluan

Bab 2. Kondisi kepengurusan (divisi)

Bab 3. Program kerja

Bab 4. Evaluasi

a. Program kerja terlaksana

b. Program kerja tidak terlaksana

Bab 5. Keuangan

Bab 6. Rekomendasi

Bab 6. Penutup

            Lampiran

Lampiran meliputi: bukti transaksi, administrasi, pamflet atau hasil dokumentasi lainnya.