BAB 2. SISTEM KOORDINASI
Sistem koordinasi yang tercantum di
dalam buku ini berisikan pedoman teknis tentang pelaksanaan koordinasi pengurus
UKM KARISMA. Dengan pedoman ini diharapkan pelaksanaan kegiatan koordinasi
dapat berjalan dengan baik. Berikut ini adalah beberapa ketentuan sistem
koordinasi.
A. Musyawarah
1.
Jenis-Jenis Musyawarah
Jenis-jenis
musyawarah yang ada dalam UKM KARISMA telah tercantum dalam Anggaran Dasar
organisasi Bab VII Pasal 14. Musyawarah dalam UKM KARISMA terdiri atas:
a.
Musyawarah Besar (Mubes)
b.
Musyawarah Istiwewa
c.
Rapat Kerja (Raker)
d.
Rapat Harian Lengkap (RHL)
e.
Rapat Harian Terbatas (RHT)
f.
Rapat lain yang dianggap perlu.
2.
Mekanisme Pelaksanaan Musyawarah
Mekanisme
pelaksanaan Musyawarah Besar dan Musyawarah Istimewa diatur tersendiri dalam
Susunan Acara Musyawarah. Sedangkan mekanisme pelaksanaan rapat akan dijelaskan
sebagaimana berikut:
a.
Pembukaan
b.
Pembacaan agenda rapat
c.
Pembahasan agenda rapat
d.
Kesimpulan
e.
Penutup
3.
Tata Tertib Musyawarah
Ketentuan
dan tata tertib Musyawarah Besar dan Musyawarah Istimewa telah diatur dalam
Anggaran Rumah Tangga organisasi Bab V. Sedangkan tata tertib pelaksanaan rapat
akan dijelaskan sebagaimana berikut:
a. Agenda
Rapat harus disosialisasikan minimal 1 hari sebelum pelaksanaan rapat.
b. Keputusan-keputusan
yang dapat merubah sistem atau konsep serta hal-hal yang fundamental akan sah
apabila memenuhi 1/2 kuorum dan disetujui oleh ketua umum.
c. Ketidaksanggupan
dalam menghadiri rapat tidak menjadi alasan untuk tidak memberikan kontribusi.
Kontribusi dapat diberikan dengan "menitipkannya" pada anggota yang
lain.
d. Bagi
yang berhalangan hadir atau akan terlambat dalam mengikuti rapat, maka wajib
memberitahukan kepada pihak pemimpin rapat dalam tempo maksimal 2 jam sebelum
rapat.
e. Ketika
suatu kesepakatan harus dibatalkan atau diubah, setiap anggota rapat harus
memberitahukan kepada setiap anggota lainnya atau koordinator yang tersangkut
dengan kesepakatan tersebut.
f. Setiap
anggota rapat harus segera menghubungi anggota lainnya, yang bersangkutan
terhadap kabar/issue yang didapat.
g. Setiap
musyawarah dilakukan pencatatan berita acara rapat yang memuat:
1) tempat,
tanggal pelaksanaan rapat
2) waktu
pelaksanan
3) ketua
rapat
4) notulen
5) jumlah
peserta
6) presentase
kehadiran
7) presentase
hadir 15 menit sebelum rapat
8) presentase
peserta terlambat
9) presentase
pesertta tdak hadir
10) agenda
rapat
11) kondisi
riil jalannya rapat
12) kendala
rapat
13) saran
rapat
14) hasil
rapat
B. Mekanisme Kerja Organisasi
1. Pelaksanaan
Dalam
pelaksanaan keorganisasian, job description setiap pengurus telah diatur dalam
Mekanisme Penyelenggaraan Organisasi.
2. Birokrasi
Hubungan
antara ketua umum terhadap sekretaris umum, bendahara umum dan ketua divisi
beserta staf adalah komando. Hubungan antara sekretaris umum, bendahara umum
dan ketua divisi beserta staf terhadap ketua umum adalah koordinasi sesuai
jabatan hierarki.
3. Mekanisme Pelaporan
1) Setiap
koordinator divisi wajib melaporkan progress report pada laporan bulanan (rapat
harian terbatas dengan format terlampir)
2) Ketua
pelaksana kegiatan wajib melaporkan kegiatan kepada ketua umum atau badan
pengurus inti harian yang meliputi sekretaris, bendahara, koordinator divisi
yang berkaitan selambat-lambatnya 2 minggu setelah pelaksanaan kegiatan.
3) Setiap
pengurus yang didelegasikan dan dibiayai oleh organisasi wajib membuat laporan
kepada ketua umum atau badan pengurus harian inti yang berkaitan.
4) Laporan
kegiatan dilaporkan dalam bentuk softcopy dan hardcopy.
C. Persiapan Kegiatan
1.1 Pembentukan
panitia kegiatan diupayakan selambat-lambatnya 2 minggu sebelum pelaksanaan
kegiatan
1.2
Kepanitiaan minimal terdiri dari
1.2.1
Sterring Comitte
Sterring Comitte dapat
terdiri dari anggota ataupun pengurus yang pernah menjabat sebagai ketua, sekretaris,
bendahara, dan koordinator divisi dari acara yang pernah dilaksanakan. Sterring
Comitte minimal terdiri dari 2 orang.
1.2.2
Organizing Comitte yang meliputi :
a. Ketua
b. Sekretaris
c. Bendahara
d. Divisi disesuaikan dengan kebutuhan kepanitiaan
1.3 Penyusunan proposal dan pengajuan
Proposal disusun oleh sekretaris panitia berkoordinasi dengan ketua
panitia dan sekretaris umum. Sistematika pembuatan proposal kegiatan diatur
dalam Bab Administrasi Organisasi.
1.4 Persiapan Teknis
1.4.1 Pembentukan panitia
Pembentukan panitia dibuat berdasarkan musyawarah dan disepakati oleh
seluruh badan pengurus harian.
1.4.2 Perencanaan pelaksanaan
Perencanaan pelaksanaan disusun oleh panitia yang telah terbentuk dengan
pertimbangan dari badan pengurus harian.
Perencanaan
pelaksanaan kegiatan disusun sesuai dengan format berikut:
No
|
Agenda
|
Waktu
|
Tempat
|
Penanggung Jawab
|
Keterangan
|
Tidak ada komentar:
Posting Komentar